Bliv klogere på ukontrolleret indkøb
For de fleste virksomheder udgør indkøbsvolumen en stor andel af omsætningen. Blot få procent besparelse på indkøbsvolumen kan altså give store forbedringer på bundlinjen. Derfor har rigtig mange virksomheder gennem de sidste mange år arbejdet med strategisk indkøb som et prioriteret indsatsområde, ofte i en centraliseret kontekst, for at opnå de bedst mulige indkøbsaftaler for virksomheden.Hvad kendetegner en virksomhed med ukontrolleret indkøb?
Virksomheder, der lever med ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces, vil kunne genkende de fleste af nedenstående symptomer:
- Forhandlede rammeaftaler og kontrakter bliver ikke udnyttet tilstrækkeligt
- Foretrukne leverandører og varer bliver ikke brugt tilstrækkeligt
- Indkøbsordrer bruges ikke eller kun i begrænset omfang, og er mangelfulde/fejlbehæftede
- Godkendelse af indkøb sker først ”på bagkant” ved fakturamodtagelse, dvs. for sent
Hvad kendetegner et korrekt indkøb?
Det korrekt foretagne indkøb kan generaliseres ved at kræve følgende adfærd:
- Den ansattes indkøbsbehov opfanges i en bestilling (eller rekvisition) med korrekt påførte oplysninger
- Strategisk indkøb involveres såfremt situationen kræver det (jævnfør indkøbspolitik)
- Den rette rammeaftale eller kontrakt udnyttes ved indkøbet om muligt
- Godkendte / foretrukne leverandører og varer anvendes om muligt ved indkøbet
- Indkøbet overholder virksomhedens politik ift. CSR, QHSE, ESG og bæredygtighedsmål
Hvad er udfordringen?
Det vanskelige punkt kommer, når indkøbsaftalerne skal implementeres og anvendes i virksomhedens daglige indkøb, hvilket ofte sker decentralt. Det skyldes, at mange virksomheder stadig den dag i dag udfordres af ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces.
På denne side har vi kort opridset typiske symptomer på ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces. For at eliminere symptomerne, er det nødvendigt at alle organisationens indkøb foretages korrekt.
Det er imidlertid ikke så ligetil for den ansatte når indkøbsprocessen foregår manulet (i en ikke-digitaliseret proces).
Vi opridser derfor også, hvor meget der reelt set kræves af den enkelte ansatte for at gennemføre et korrekt indkøb i en ikke-digitliseret indkøbsproces, og dermed også, hvorfor man ikke kan forvente at de ansatte vil kunne gøre dette.
Nøglen til realisering af indkøbsbesparelser og alle de andre fordele er, at gøre det nemt for den enkelte medarbejder at købe korrekt ind, hvilket vi gør digitalt med EMPORIO®.
En digital platform er nødvendig
Faktum er dog, at for langt de fleste ansatte, så er det slet ikke muligt på egen hånd at gennemføre et korrekt indkøb ved anvendelse af indkøbsordrer, fordi de:
- Ikke har kendskab nok til indkøbspolitikken og indkøbsprocessen, der skal følges manuelt
- Ikke har den påkrævede kompetence til at arbejde i virksomhedens økonomisystem
- Ikke har kendskab nok til – eller kan ikke anvende – gældende rammeaftaler og kontrakter
- Ikke har kendskab nok til foretrukne leverandører og varer, og andre indkøbsregler
Hvad er udfordringen?
Det vanskelige punkt kommer, når indkøbsaftalerne skal implementeres og anvendes i virksomhedens daglige indkøb, hvilket ofte sker decentralt. Det skyldes, at mange virksomheder stadig den dag i dag udfordres af ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces.
På denne side har vi kort opridset typiske symptomer på ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces. For at eliminere symptomerne, er det nødvendigt at alle organisationens indkøb foretages korrekt.
Det er imidlertid ikke så ligetil for den ansatte når indkøbsprocessen foregår manulet (i en ikke-digitaliseret proces).
Vi opridser derfor også, hvor meget der reelt set kræves af den enkelte ansatte for at gennemføre et korrekt indkøb i en ikke-digitliseret indkøbsproces, og dermed også, hvorfor man ikke kan forvente at de ansatte vil kunne gøre dette.
Nøglen til realisering af indkøbsbesparelser og alle de andre fordele er, at gøre det nemt for den enkelte medarbejder at købe korrekt ind, hvilket vi gør digitalt med EMPORIO®.
Hvad kendetegner en virksomhed med ukontrolleret indkøb?
Virksomheder, der lever med ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces, vil kunne genkende de fleste af nedenstående symptomer:
- Forhandlede rammeaftaler og kontrakter bliver ikke udnyttet tilstrækkeligt
- Foretrukne leverandører og varer bliver ikke brugt tilstrækkeligt
- Indkøbsordrer bruges ikke eller kun i begrænset omfang, og er mangelfulde/fejlbehæftede
- Godkendelse af indkøb sker først ”på bagkant” ved fakturamodtagelse, dvs. for sent
Hvad kendetegner et korrekt indkøb?
Det korrekt foretagne indkøb kan generaliseres ved at kræve følgende adfærd:
- Den ansattes indkøbsbehov opfanges i en bestilling (eller rekvisition) med korrekt påførte oplysninger
- Strategisk indkøb involveres såfremt situationen kræver det (jævnfør indkøbspolitik)
- Den rette rammeaftale eller kontrakt udnyttes ved indkøbet om muligt
- Godkendte / foretrukne leverandører og varer anvendes om muligt ved indkøbet
- Indkøbet overholder virksomhedens politik ift. CSR, QHSE, ESG og bæredygtighedsmål
En digital platform er nødvendig
Faktum er dog, at for langt de fleste ansatte, så er det slet ikke muligt på egen hånd at gennemføre et korrekt indkøb ved anvendelse af indkøbsordrer, fordi de:
- Ikke har kendskab nok til indkøbspolitikken og indkøbsprocessen, der skal følges manuelt
- Ikke har den påkrævede kompetence til at arbejde i virksomhedens økonomisystem
- Ikke har kendskab nok til – eller kan ikke anvende – gældende rammeaftaler og kontrakter
- Ikke har kendskab nok til foretrukne leverandører og varer, og andre indkøbsregler