Bliv klogere på ukontrolleret indkøb

For de fleste virksomheder udgør indkøbsvolumen en stor andel af omsætningen. Blot få procent besparelse på indkøbsvolumen kan altså give store forbedringer på bundlinjen. Derfor har rigtig mange virksomheder gennem de sidste mange år arbejdet med strategisk indkøb som et prioriteret indsatsområde, ofte i en centraliseret kontekst, for at opnå de bedst mulige indkøbsaftaler for virksomheden.

Hvad kendetegner en virksomhed med ukontrolleret indkøb?

Virksomheder, der lever med ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces, vil kunne genkende de fleste af nedenstående symptomer:

  • Forhandlede rammeaftaler og kontrakter bliver ikke udnyttet tilstrækkeligt
  • Foretrukne leverandører og varer bliver ikke brugt tilstrækkeligt
  • Indkøbsordrer bruges ikke eller kun i begrænset omfang, og er mangelfulde/fejlbehæftede
  • Godkendelse af indkøb sker først ”på bagkant” ved fakturamodtagelse, dvs. for sent
  • Systemmæssig varemodtagelse bruges ikke eller kun i begrænset omfang, hvorfor der oftest betales uden faktuel viden om, hvad der reelt er blevet leveret
  • Leverandøroprettelser sker i unødvendigt stort omfang for at fakturaer fra nye og ukendte leverandører kan betales
  • Manuel fakturabehandling er nødvendig i stort omfang fordi der sker fejl i indkøbsprocessen, og endvidere er det ikke muligt at automatisere fakturabetalingen

Konsekvenserne af ovenstående er ret voldsomme for virksomheden og omfatter alt lige fra tab af årlige indkøbsbesparelser i millionstørrelsen, høje procesomkostninger, alvorlige brud på vigtige politikker om CSR, QHSE, ESG og bæredygtighed, samt risiko for bedrageri og meget mere.

Det er alt sammen problemer, som kan elimineres ved at digitalisere indkøbsprocessen.

Hvad kendetegner et korrekt indkøb?

Det korrekt foretagne indkøb kan generaliseres ved at kræve følgende adfærd:

  • Den ansattes indkøbsbehov opfanges i en bestilling (eller rekvisition) med korrekt påførte oplysninger
  • Strategisk indkøb involveres såfremt situationen kræver det (jævnfør indkøbspolitik)
  • Den rette rammeaftale eller kontrakt udnyttes ved indkøbet om muligt
  • Godkendte / foretrukne leverandører og varer anvendes om muligt ved indkøbet
  • Indkøbet overholder virksomhedens politik ift. CSR, QHSE, ESG og bæredygtighedsmål
  • Indkøbet godkendes jævnfør virksomhedens godkendelseshierarki før ordreafgivelse
  • Indkøbsordrer oprettes korrekt og allokeres med korrekt cost center, kategorisering og kontering
  • Indkøbsordrer frigives til leverandøren, som bekræfter med en ordrebekræftelse
  • Varemodtagelse foretages – også systemmæssigt – i en eller flere omgange
  • Indkøbsordrene lukkes i økonomisystemet når varemodtagelse er afsluttet
  • Eventuelle returvarer og/eller erstatningsvarer håndteres i varemodtagelsen
  • Fordi indkøbet er foretaget korrekt, inkl. allokering af alle nødvendige oplsyinger, så kan fakturaer betales automatisk via 3-punktsmatch (kun få bør kræve manuel behandling)

Som det fremgår, er indkøbsordren den bærende bjælke gennem hele indkøbsprocessen.

Hvad er udfordringen?

Det vanskelige punkt kommer, når indkøbsaftalerne skal implementeres og anvendes i virksomhedens daglige indkøb, hvilket ofte sker decentralt. Det skyldes, at mange virksomheder stadig den dag i dag udfordres af ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces.

På denne side har vi kort opridset typiske symptomer på ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces. For at eliminere symptomerne, er det nødvendigt at alle organisationens indkøb foretages korrekt.

Det er imidlertid ikke så ligetil for den ansatte når indkøbsprocessen foregår manulet (i en ikke-digitaliseret proces).

Vi opridser derfor også, hvor meget der reelt set kræves af den enkelte ansatte for at gennemføre et korrekt indkøb i en ikke-digitliseret indkøbsproces, og dermed også, hvorfor man ikke kan forvente at de ansatte vil kunne gøre dette.

Nøglen til realisering af indkøbsbesparelser og alle de andre fordele er, at gøre det nemt for den enkelte medarbejder at købe korrekt ind, hvilket vi gør digitalt med EMPORIO.

Læs mere om alle de fordele der er for virksomheden ved at digitalisere indkøbsprocessen med EMPORIO.

En digital platform er nødvendig

Faktum er dog, at for langt de fleste ansatte, så er det slet ikke muligt på egen hånd at gennemføre et korrekt indkøb ved anvendelse af indkøbsordrer, fordi de:

  • Ikke har kendskab nok til indkøbspolitikken og indkøbsprocessen, der skal følges manuelt
  • Ikke har den påkrævede kompetence til at arbejde i virksomhedens økonomisystem
  • Ikke har kendskab nok til – eller kan ikke anvende – gældende rammeaftaler og kontrakter
  • Ikke har kendskab nok til foretrukne leverandører og varer, og andre indkøbsregler
  • Ikke har kendskab nok til de påkrævede oplysninger, der skal påføres en indkøbsordre

 

Nøglen til realisering af indkøbsbesparelser og alle de andre fordele ligger derfor i at gøre det nemt for alle ansatte at købe korrekt ind.

Vores erfaring er, at netop brugervenlighed er den stærkeste vej til at opløse den kulturbarriere, som ofte afholder virksomheder fra at få styr på indkøbsprocessen.

En digital indkøbsløsning giver en langt bedre brugeroplevelse, er væsentlig billigere, og muliggør mange andre fordele som led i en digitalisering af virksomheden.

Læs mere om alle de fordele der er for virksomheden ved at digitalisere indkøbsprocessen med EMPORIO.

Vores kunder valgte os fordi vi har gjort EMPORIO til #1 på brugervenlighed.

Hvad er udfordringen?

Det vanskelige punkt kommer, når indkøbsaftalerne skal implementeres og anvendes i virksomhedens daglige indkøb, hvilket ofte sker decentralt. Det skyldes, at mange virksomheder stadig den dag i dag udfordres af ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces.

På denne side har vi kort opridset typiske symptomer på ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces. For at eliminere symptomerne, er det nødvendigt at alle organisationens indkøb foretages korrekt.

Det er imidlertid ikke så ligetil for den ansatte når indkøbsprocessen foregår manulet (i en ikke-digitaliseret proces).

Vi opridser derfor også, hvor meget der reelt set kræves af den enkelte ansatte for at gennemføre et korrekt indkøb i en ikke-digitliseret indkøbsproces, og dermed også, hvorfor man ikke kan forvente at de ansatte vil kunne gøre dette.

Nøglen til realisering af indkøbsbesparelser og alle de andre fordele er, at gøre det nemt for den enkelte medarbejder at købe korrekt ind, hvilket vi gør digitalt med EMPORIO.

Læs mere om alle de fordele der er for virksomheden ved at digitalisere indkøbsprocessen med EMPORIO.

Hvad kendetegner en virksomhed med ukontrolleret indkøb?

Virksomheder, der lever med ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces, vil kunne genkende de fleste af nedenstående symptomer:

  • Forhandlede rammeaftaler og kontrakter bliver ikke udnyttet tilstrækkeligt
  • Foretrukne leverandører og varer bliver ikke brugt tilstrækkeligt
  • Indkøbsordrer bruges ikke eller kun i begrænset omfang, og er mangelfulde/fejlbehæftede
  • Godkendelse af indkøb sker først ”på bagkant” ved fakturamodtagelse, dvs. for sent
  • Systemmæssig varemodtagelse bruges ikke eller kun i begrænset omfang, hvorfor der oftest betales uden faktuel viden om, hvad der reelt er blevet leveret
  • Leverandøroprettelser sker i unødvendigt stort omfang for at fakturaer fra nye og ukendte leverandører kan betales
  • Manuel fakturabehandling er nødvendig i stort omfang fordi der sker fejl i indkøbsprocessen, og endvidere er det ikke muligt at automatisere fakturabetalingen

Konsekvenserne af ovenstående er ret voldsomme for virksomheden og omfatter alt lige fra tab af årlige indkøbsbesparelser i millionstørrelsen, høje procesomkostninger, alvorlige brud på vigtige politikker om CSR, QHSE, ESG og bæredygtighed, samt risiko for bedrageri og meget mere.

Det er alt sammen problemer, som kan elimineres ved at digitalisere indkøbsprocessen.

Hvad kendetegner et korrekt indkøb?

Det korrekt foretagne indkøb kan generaliseres ved at kræve følgende adfærd:

  • Den ansattes indkøbsbehov opfanges i en bestilling (eller rekvisition) med korrekt påførte oplysninger
  • Strategisk indkøb involveres såfremt situationen kræver det (jævnfør indkøbspolitik)
  • Den rette rammeaftale eller kontrakt udnyttes ved indkøbet om muligt
  • Godkendte / foretrukne leverandører og varer anvendes om muligt ved indkøbet
  • Indkøbet overholder virksomhedens politik ift. CSR, QHSE, ESG og bæredygtighedsmål
  • Indkøbet godkendes jævnfør virksomhedens godkendelseshierarki før ordreafgivelse
  • Indkøbsordrer oprettes korrekt og allokeres med korrekt cost center, kategorisering og kontering
  • Indkøbsordrer frigives til leverandøren, som bekræfter med en ordrebekræftelse
  • Varemodtagelse foretages – også systemmæssigt – i en eller flere omgange
  • Indkøbsordrene lukkes i økonomisystemet når varemodtagelse er afsluttet
  • Eventuelle returvarer og/eller erstatningsvarer håndteres i varemodtagelsen
  • Fordi indkøbet er foretaget korrekt, inkl. allokering af alle nødvendige oplsyinger, så kan fakturaer betales automatisk via 3-punktsmatch (kun få bør kræve manuel behandling)

Som det fremgår, er indkøbsordren den bærende bjælke gennem hele indkøbsprocessen.

En digital platform er nødvendig

Faktum er dog, at for langt de fleste ansatte, så er det slet ikke muligt på egen hånd at gennemføre et korrekt indkøb ved anvendelse af indkøbsordrer, fordi de:

  • Ikke har kendskab nok til indkøbspolitikken og indkøbsprocessen, der skal følges manuelt
  • Ikke har den påkrævede kompetence til at arbejde i virksomhedens økonomisystem
  • Ikke har kendskab nok til – eller kan ikke anvende – gældende rammeaftaler og kontrakter
  • Ikke har kendskab nok til foretrukne leverandører og varer, og andre indkøbsregler
  • Ikke har kendskab nok til de påkrævede oplysninger, der skal påføres en indkøbsordre

 

Nøglen til realisering af indkøbsbesparelser og alle de andre fordele ligger derfor i at gøre det nemt for alle ansatte at købe korrekt ind.

Vores erfaring er, at netop brugervenlighed er den stærkeste vej til at opløse den kulturbarriere, som ofte afholder virksomheder fra at få styr på indkøbsprocessen.

En digital indkøbsløsning giver en langt bedre brugeroplevelse, er væsentlig billigere, og muliggør mange andre fordele som led i en digitalisering af virksomheden.

Læs mere om alle de fordele der er for virksomheden ved at digitalisere indkøbsprocessen med EMPORIO.

Vores kunder valgte os fordi vi har gjort EMPORIO til #1 på brugervenlighed.