EMPORIO® tilbyder stærk funktionalitet til brugerne

Valg af indkøbssted

EMPORIO® tilpasses til virksomhedens struktur, så brugeren nemt kan vælge, hvor der skal indkøbes til. Brugeren vælger indstilling ved login eller kan have en standardindstilling. Indstillingen kan ændres når som helst i en indkøbssession:

• Virksomhed
• Afdeling
• Lokation
• Adresser (option, hvis en lokation har mere end én leveringsadresse)

Bestillingsmuligheder

EMPORIO® tilbyder brugeren at købe ind via forskellige funktioner, herunder:

• Katalog
• Punchout
• Tekstordre
• Aftræk fra internt lager
• Køb af tjenesteydelser

Brugeren kan i én og samme bestilling af varer og tjenesteydelser, benytte en eller flere af ovenstående funktioner, også på tværs af flere leverandører. Det holder EMPORIO® styr på.

Som en ekstra fordel vises indkøbskurven altid i højre side under en igangværende bestilling, mens der søges/filtreres i varekataloger.

Brugeren gøres også opmærksom på evt. mindste bestillingsbeløb, der måtte være aftalt med leverandøren.

Find varer og leverandører

Brugeren kan nemt finde varer og leverandører via smarte funktioner:

• Browsing i kategoristruktur og leverandører
• Avanceret søgning
  • Fritekst, varenavn mv.
  • Varenummer, partnummer, og EAN-nummer
  • Aliasser
  • Egenskaber via fritekst
  • Kategori og leverandør
  • “Mente du … ?” funktion
• Filtrering på egenskab, som fx:
  • Kategori og leverandør
  • Foretrukne varer
  • Producent og produktionsland
• Top-10 mest købte varer indenfor aktuelle søgeparametre

Indkøbslister

Brugeren kan oprette indkøbslister med forudbestemte varer, som kan frembringes igen og igen, og bestilles, når der er behov.

EMPORIO® giver også mulighed for at at oprette tidsstyring på en bestillingsliste, hvorved der kan foretages genbestilling i forudbestemte tidsintervaller.

Når en tidsstyret genbestilling udløses, kræves et særskilt accept fra brugeren, før bestillingen gennemføres, så det sikres at unødvendige bestillinger ikke foretages.

Favoritvarer

Brugeren har altid mulighed for at markere en vare som en favorit, der kan genfindes ved søgning og også på en særlig favoritliste.

Herudover kan administrator definere udvalgte varer som foretrukne varer, således at brugeren tydeligt bliver gjort opmærksom på, hvilke varer virksomheden foretrækker at der købes ud af et større udvalg.

Målstyring under bestilling

EMPORIO®’s målstyringsfunktion giver virksomheden muligheden for at opsætte forskellige mål, som man ønsker at brugerne skal efterleve i indkøbene.

EMPORIO® vil vise brugeren, hvordan en igangværende bestilling påvirker målene, og brugeren har således mulighed for at tilpasse indkøbene proaktivt, så de understøtter virksomhedens målsætninger.

Målstyring kan oprettes fx for:

• Klimaaftryk og økologi
• Mærkninger og certificeringer
• Økonomiske mål
• Indkøb hos bestemte leverandører
• Indkøb i bestemte lande

Automatisering

Uanset hvor kompleks en bestilling brugeren måtte lave, så sørger EMPORIO® for automatisering i det efterfølgende indkøbsflow, hvilket omfatter:

• Automatisk opdeling i det påkrævede antal indkøbsordre ift. hver leverandør og også (hvis relevant) forskellig valuta per leverandør
• Automatisk allokering af cost center kode
• Automatisk allokering af indkøbskategori
• Automatisk allokering af konto (fra kontoplanen)
• Automatisk routing igennem godkendelseshierarkiet
• Automatisk oprettelse af godkendte indkøbsordre i virksomhedens økonomistystem
• Automatisk ordreafgivelse (order release) til leverandørerne

Godkendelse

EMPORIO® sættes op til at understøtte virksomhedens godkendelseshierarki og -proces. Al godkendelse og afvisning af indkøbsordre sker hurtigt og nemt via:

• One-Click godkendelse, som godkenderen modtager via e-mail med link
• Mulighed for begrundelse ved afvisning
• Mulighed for forskellige godkendelseshierarkier fx. ét hierarki til OPEX-indkøb og et andet til CAPEX-indkøb

Brugeren kan se, hvem godkenderne er for en given ordre, og hvornår en godkender er adviseret om at der skal godkendes. EMPORIO® sørger endvidere for at godkendere påmindes om afventende godkendelser, så indkøbsprocessen gennemføres så hurtigt som muligt.

Varemodtagelse og returnering

Den systemmæssige varemodtagelse er den sidste vigtige brik for at muliggøre automatisk 3-punktmatch (match mellem indkøbsordre, godkendelse og varemodtagelse) og dermed automatisk fakturabetaling. Med EMPORIO® har vi gjort det nemt for brugeren at håndtere varemodtagelsen med de nødvendige værktøjer:

• Fuld og delvis varemodtagelse
• Muligheder for at modtage over (i den bestilte enhed)
• Automatisk eller manuel lukning af indkøbsordrer ved fuld modtagelse
• Mulighed for manuel lukning af indkøbsordrer ved delvis modtagelse
• Mulighed for at varemodtage for andres indkøbsordrer købt til samme lokation
• One-Click returnering af defekte eller uønskede varer med returordre-funktion, herunder med foto-/videoupload til dokumentation af defekte varer
• Automatisk registrering af varemodtagelse og returordrer i virksomhedens økonomisystem

Statistik

EMPORIO®’s statistikfunktion kan sættes op til mange forskellige visninger af de opsamlede indkøbsdata ift. definerede perioder, som fx:

• Forbrug per kategori
• Forbrug per leverandør
• Antal bestillinger
• Antal indkøbsordrer
• Total forbrug ift. forskellige parametre
• Bæredygtighed, herunder
• Klimaaftryk, total og ift. mål
• Økologi, total og ift. mål
• Returneringer af defekte varer
• Og meget mere…

EMPORIO® opsamler alle transaktionsdata for alle indkøbsprocesser, og udgør en omfattende datakilde for dataanalyse fx med et business intelligence værktøj, som der kan gives direkte adgang til.

Ekspreslevering og gebyr

I EMPORIO® kan leverandører oprettes så der kan tilvælges ekspreslevering mod et ekspresgebyr, der er aftalt med leverandøren.

Hvis rettigheden er tildelt brugeren, kan brugeren vælge ekspreslevering og får oplyst ekspresgebyret under bestillingen.

Opdeling af indkøbsordrer på forskellige leveringsdatoer

Såfremt en eller flerer varer i en bestilling viser sig at have længere leveringstid, vil EMPORIO® gøre opmærksom på dette.

Bugeren får mulighed for at vælge, at EMPORIO® i den efterfølgende automatiserede proces skal opdele bestillingen i to eller flere indkøbsordrer, der således understøtter delleverancer.

Med denne funktion vil varer med normal leveringstid kunne modtages som normalt, mens der ventes på andre varer med længere leveringstid.