Der er mange fordele ved at digitalisere indkøbsprocessen med EMPORIO

Indkøbsprocessen har et stort impact på mange vigtige områder af virksomheden fordi typisk 50% eller mere af dens omsætning bruges direkte i forsyningskæden gennem indkøb hos hundredvis eller tusindvis af nationale, regionale eller globale leverandører.

Nedenfor kan du læse mere om hvorfor digitalisering af indkøbsprocessen med EMPORIO styrker din virksomheds konkurrenceevne på flere områder.

Vi har gjort det nemt og overskueligt for virksomheden at implementere en EMPORIO løsning.

For CEO og bestyrelsen

Bæredygtighed, digitalisering og forsyningssikkerhed (og dermed egen leveringsevne) er blevet højt prioriterede temaer på CEO’ens bord, og i bestyrelseslokalet, for at sikre virksomhedens langsigtede konkurrenceevne og værditilvækst. Læs herunder, hvordan et EMPORIO indkøbssystem kan bidrage til at nå målsætningerne på disse temaer.

Digitalisering

Den analoge virksomhed har ingen fremtid. Digitaliseringsrejsen er eller bliver nødvendig for alle virksomheder. Men hvor er et godt sted at starte?

Digitalisering af indkøbsprocessen bliver hurtigt central for virksomheden fordi processen omfatter mange vitale datapunkter og interfaces, herunder ansatte, leverandører, indkøbsfunktion og finansfunktion. Af samme årsag bliver denne digitalisering ofte brugt som et spydspidsprojekt i virksomhedens generelle digitaliseringsrejse.

Endvidere er digitalisering af netop indkøbsprocessen kritisk for virksomheden fordi den er nøglen til realisering af markante indkøbsbesparelser og en lang række andre store gevinster. Samtidig involverer den alle ansatte. De kan nemlig i princippet alle sammen have et indkøbsbehov – nogle ofte, andre fra tid til anden.

Da hele organisationen køber ind, så kæmper mange virksomheder fortsat med ukontrolleret indkøb, fordi det opleves som en uoverkommelig kulturforandring at få alle ansatte til at efterleve en optimal indkøbspolitik og indkøbsproces.

For at imødekomme denne udfordring har vi designet EMPORIO til at være markedets #1 på digital brugervenlighed, og det er i høj grad derfor vores kunder vælger os.

Vi har gjort det så simpelt og intuitivt som muligt at gennemføre korrekte indkøb på en digital måde i overensstemmelse med indkøbspolitikken – så det er lige så nemt som at handle ind på en almindelig webshop. EMPORIO sørger for, at alt foregår som det skal.

Vores erfaring er nemlig, at brugervenlighed i en digitaliseret proces er den stærkeste vej til at opløse den kulturbarriere, som ofte afholder virksomheder fra at få styr på indkøbsprocessen og høste gevinsterne.

Bæredygtighed

Bæredygtighed har bevæget sig fra at være en konkurrenceparameter til at blive et krav, hvor virksomhedens klimaaftryk skal dokumenteres. Jævnfør nyt EU direktiv, skal revisorer påtegne virksomhedernes bæredygtighedsrapporter. Da en væsentlig del af virksomhedens samlede klimaaftryk genereres i forsyningskæden, så er indkøb derfor et vigtigt sted at sætte ind for at reducere virksomhedens klimaaftryk.

EMPORIOs målstyringsfunktion understøtter klimaaftryksmåling og giver ledelsen mulighed for at sætte mål for, opsamle og rapportere på virksomhedens klimaaftryk for indkøbte varer og services.

Visuel målstyring er indbygget i systemet, således at brugeren under gennemførelsen af et indkøb oplyses både grafisk og med talværdi om en given bestillings klimaaftryk, herunder hvordan bestillingen påvirker den givne afdelings eller lokations generelle klimaaftryk.

Således ansporer EMPORIO til bæredygtigt indkøb og overholdelse af klimaaftryksmål allerede på indkøbstidspunktet ved hver eneste indkøb.

EMPORIO opsamler endvidere klimaaftryksdata og danner grundlag for udarbejdelse af den påkrævede dokumentation af virksomhedens samlede bæredygtighed i forsyningskæden.

Dokumentationen kan laves ift. leverandører, indkøbskategorier, indkøbsvolumen, og virksomhedens struktur mv.

 

Målstyring kan også opsættes for andre bæredygtighedsparametre, herunder særlige mærkninger (f.eks. indkøb af klimavenlige kemikalier).

EMPORIO understøtter endvidere bæredyghed på et andet område, nemlig økologi, som dog primært kun er relevant for madproduktion ifm. storkøkkener, kantinedrift og restauranter.

På samme måde som med klimaaftryk, benyttes EMPORIO’s målstyringsfunktion til at beregne økologigraden af en given bestilling, således at brugeren visuelt kan se økologigraden af den pågældende bestilling, men også hvordan bestillingen påvirker lokationens samlede økologimål.

 

Målstyringen hjælper brugeren til at efterleve økologimålet ved hvert enkelt indkøb, således at kundekontrakten overholdes og kan dokumenteres. Dels er det vigtigt at nå minimum-målet, men det er også vigtigt ikke at levere en højere økologigrad end nødvendigt af hensyn til omkostningerne. Uden EMPORIO vil en præcis målopfyldelse være vanskelig at opnå.

Forsyningsikkerhed

De globale forsyningskæder og forsyningssikkerheden har de seneste år været udfordret af globale begivenheder, og når virksomheden har behov for at handle hurtigt og smidigt, er det af afgørende betydning, at leverandørskift kan implementeres kommunikeres øjeblikkeligt ud gennem hele organisationen.

Med EMPORIO håndteres leverandørskift nemt og effektivt, og det sikres, at implementeringen sker helt ud til alle rekvirenter og disponenter.

Der lægges ofte en stor indsats i det indkøbsstrategiske arbejde for at opnå optimale aftaler med de bedst egnede leverandører, ofte i et globalt forsynings-setup.

Efterfølgende er det helt afgørende at sikre, at disse aftaler implementeres ind i virksomhedens indkøb.

Selvom indkøb af råvarer og komponenter til produktion typisk opsættes automatisk som MRP kørsler (Materials Requirements Planning) i økonomisystemet eller i et andet lagerstyrings- og genopfyldningssystem, så vil virksomhedens samlede forsyningssikkerhed og deraf egen leveringsevne alligevel være helt afhængig af andre komplementerende indkøb, som kan foretages på EMPORIO.

Disse indkøb kan være projektindkøb, serviceleverancer, MRO (Maintenance, Repair and Operations), og andre kritiske indirekte indkøb som fx leverancerelaterede aktiver eller lignende.

Indkøbene vil oftest skulle disponeres decentralt i virksomheden og gennemføres manuelt sideløbende med produktion, serviceleverancer eller projektleverancer.

Ved at tilbyde organisationen én samlet, digital og fuldt understøttende platform til at foretage indkøb på – fuldt integreret med virksomhedens økonomisystem – vil EMPORIO være med til at sikre, at nye leverandører og nye indkøbsaftaler, herunder vigtige opdateringer, bliver implementeret lynhurtigt og anvendt med det samme, og derfor at foretrukne leverandører og varer bliver brugt. Dette bidrager til virksomhedens forsyningssikkerhed.

Med EMPORIO kan du også tage styringen af et kritisk led af din forsyningskæde, fx ved at stille centrale kategorier, hvor din virksomhed har kontrol med hovedaftalerne, til rådighed for underleverandører via EMPORIO, som de så gives adgang til. På denne måde sikrer du kontrol med forsyningsleddet per underleverandør ift. korrekte varer, kvaliteter, mængder, priser, adgang til varesortiment, betalings- og leveringsbetingelser mv. Læs mere om dette under anvendelsesmuligheder.

For CEO og bestyrelsen

Bæredygtighed, digitalisering og forsyningssikkerhed (og dermed egen leveringsevne) er blevet højt prioriterede temaer på CEO’ens bord, og i bestyrelseslokalet, for at sikre virksomhedens langsigtede konkurrenceevne og værditilvækst. Læs herunder, hvordan et EMPORIO indkøbssystem kan bidrage til at nå målsætningerne på disse temaer.

Bæredygtighed

Bæredygtighed har bevæget sig fra at være en konkurrenceparameter til at blive et krav, hvor virksomhedens klimaaftryk skal dokumenteres. Jævnfør nyt EU direktiv, skal revisorer påtegne virksomhedernes bæredygtighedsrapporter. Da en væsentlig del af virksomhedens samlede klimaaftryk genereres i forsyningskæden, så er indkøb derfor et vigtigt sted at sætte ind for at reducere virksomhedens klimaaftryk.

EMPORIOs målstyringsfunktion understøtter klimaaftryksmåling og giver ledelsen mulighed for at sætte mål for, opsamle og rapportere på virksomhedens klimaaftryk for indkøbte varer og services.

Visuel målstyring er indbygget i systemet, således at brugeren under gennemførelsen af et indkøb oplyses både grafisk og med talværdi om en given bestillings klimaaftryk, herunder hvordan bestillingen påvirker den givne afdelings eller lokations generelle klimaaftryk.

Således ansporer EMPORIO til bæredygtigt indkøb og overholdelse af klimaaftryksmål allerede på indkøbstidspunktet ved hver eneste indkøb.

EMPORIO opsamler endvidere klimaaftryksdata og danner grundlag for udarbejdelse af den påkrævede dokumentation af virksomhedens samlede bæredygtighed i forsyningskæden.

Dokumentationen kan laves ift. leverandører, indkøbskategorier, indkøbsvolumen, og virksomhedens struktur mv.

 

Målstyring kan også opsættes for andre bæredygtighedsparametre, herunder særlige mærkninger (f.eks. indkøb af klimavenlige kemikalier).

EMPORIO understøtter endvidere bæredyghed på et andet område, nemlig økologi, som dog primært kun er relevant for madproduktion ifm. storkøkkener, kantinedrift og restauranter.

På samme måde som med klimaaftryk, benyttes EMPORIO’s målstyringsfunktion til at beregne økologigraden af en given bestilling, således at brugeren visuelt kan se økologigraden af den pågældende bestilling, men også hvordan bestillingen påvirker lokationens samlede økologimål.

 

Målstyringen hjælper brugeren til at efterleve økologimålet ved hvert enkelt indkøb, således at kundekontrakten overholdes og kan dokumenteres. Dels er det vigtigt at nå minimum-målet, men det er også vigtigt ikke at levere en højere økologigrad end nødvendigt af hensyn til omkostningerne. Uden EMPORIO vil en præcis målopfyldelse være vanskelig at opnå.

Digitalisering

Den analoge virksomhed har ingen fremtid. Digitaliseringsrejsen er eller bliver nødvendig for alle virksomheder. Men hvor er et godt sted at starte?

Digitalisering af indkøbsprocessen bliver hurtigt central for virksomheden fordi processen omfatter mange vitale datapunkter og interfaces, herunder ansatte, leverandører, indkøbsfunktion og finansfunktion. Af samme årsag bliver denne digitalisering ofte brugt som et spydspidsprojekt i virksomhedens generelle digitaliseringsrejse.

Endvidere er digitalisering af netop indkøbsprocessen kritisk for virksomheden fordi den er nøglen til realisering af markante indkøbsbesparelser og en lang række andre store gevinster. Samtidig involverer den alle ansatte. De kan nemlig i princippet alle sammen have et indkøbsbehov – nogle ofte, andre fra tid til anden.

Da hele organisationen køber ind, så kæmper mange virksomheder fortsat med ukontrolleret indkøb, fordi det opleves som en uoverkommelig kulturforandring at få alle ansatte til at efterleve en optimal indkøbspolitik og indkøbsproces.

For at imødekomme denne udfordring har vi designet EMPORIO til at være markedets #1 på digital brugervenlighed, og det er i høj grad derfor vores kunder vælger os.

Vi har gjort det så simpelt og intuitivt som muligt at gennemføre korrekte indkøb på en digital måde i overensstemmelse med indkøbspolitikken – så det er lige så nemt som at handle ind på en almindelig webshop. EMPORIO sørger for, at alt foregår som det skal.

Vores erfaring er nemlig, at brugervenlighed i en digitaliseret proces er den stærkeste vej til at opløse den kulturbarriere, som ofte afholder virksomheder fra at få styr på indkøbsprocessen og høste gevinsterne.

Forsyningsikkerhed

De globale forsyningskæder og forsyningssikkerheden har de seneste år været udfordret af globale begivenheder, og når virksomheden har behov for at handle hurtigt og smidigt, er det af afgørende betydning, at leverandørskift kan implementeres kommunikeres øjeblikkeligt ud gennem hele organisationen.

Med EMPORIO håndteres leverandørskift nemt og effektivt, og det sikres, at implementeringen sker helt ud til alle rekvirenter og disponenter.

Der lægges ofte en stor indsats i det indkøbsstrategiske arbejde for at opnå optimale aftaler med de bedst egnede leverandører, ofte i et globalt forsynings-setup.

Efterfølgende er det helt afgørende at sikre, at disse aftaler implementeres ind i virksomhedens indkøb.

Selvom indkøb af råvarer og komponenter til produktion typisk opsættes automatisk som MRP kørsler (Materials Requirements Planning) i økonomisystemet eller i et andet lagerstyrings- og genopfyldningssystem, så vil virksomhedens samlede forsyningssikkerhed og deraf egen leveringsevne alligevel være helt afhængig af andre komplementerende indkøb, som kan foretages på EMPORIO.

Disse indkøb kan være projektindkøb, serviceleverancer, MRO (Maintenance, Repair and Operations), og andre kritiske indirekte indkøb som fx leverancerelaterede aktiver eller lignende.

Indkøbene vil oftest skulle disponeres decentralt i virksomheden og gennemføres manuelt sideløbende med produktion, serviceleverancer eller projektleverancer.

Ved at tilbyde organisationen én samlet, digital og fuldt understøttende platform til at foretage indkøb på – fuldt integreret med virksomhedens økonomisystem – vil EMPORIO være med til at sikre, at nye leverandører og nye indkøbsaftaler, herunder vigtige opdateringer, bliver implementeret lynhurtigt og anvendt med det samme, og derfor at foretrukne leverandører og varer bliver brugt. Dette bidrager til virksomhedens forsyningssikkerhed.

Med EMPORIO kan du også tage styringen af et kritisk led af din forsyningskæde, fx ved at stille centrale kategorier, hvor din virksomhed har kontrol med hovedaftalerne, til rådighed for underleverandører via EMPORIO, som de så gives adgang til. På denne måde sikrer du kontrol med forsyningsleddet per underleverandør ift. korrekte varer, kvaliteter, mængder, priser, adgang til varesortiment, betalings- og leveringsbetingelser mv. Læs mere om dette under anvendelsesmuligheder.

Besparelser

Når 50% eller mere af virksomhedens omsætning kanaliseres videre ud i forsyningskæden via indkøb, vil indkøb være den mest kraftfulde løftestang til opnåelse af besparelser. I langt de fleste virksomheder vil blot et par procent besparelse på indkøbsvolumen kunne genere årlige besparelser svarende til 20% forbedring af bundlinjen eller mere.

Derfor har rigtig mange virksomheder gennem de sidste mange år arbejdet med strategisk indkøb som et prioriteret indsatsområde for at opnå de bedst mulige indkøbsaftaler for virksomheden, oftest i centraliseret kontekst.

Gode indkøbsaftaler tilbyder et potentiale for besparelser, men giver ikke i sig selv besparelser. Påviste besparelser baserer sig på projicerede beregninger, hvor den forhandlede procentuelle besparelse er multipliceret ind i et fremtidigt forventet indkøbsvolumen. Dette er kendt som “money on the paper”.

Det vanskelige punkt kommer, når aftalerne skal implementeres og anvendes i virksomhedens ofte decentraliserede daglige indkøb.

Dette skyldes, at mange virksomheder stadig den dag i dag udfordres af ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces.

Ukontrolleret indkøb er ensbetydende med tab af store millionbeløb i besparelser hvert år. Læs mere om symptomer på ukontrolleret indkøb.

EMPORIO sikrer, at forhandlede aftaler bliver implementeret og anvendt af hele organisationen, og dermed, at besparelserne rent faktisk bliver realiseret på bundlinjen. Også kendt som “money in the pocket”.

Få en indikation af, hvad din virksomhed kan opnå i årlige besparelser og bundlinjeforbedringer ved at prøve vores Besparelsesberegner.

Effektivisering

Ukontrolleret indkøb eller bare en dårligt understøttet indkøbsproces er ikke blot den sikre vej til tab af store årlige millionbeløb i indkøbsbesparelser, men er ganske simpelt ineffektivt for forretningen.

En analog og manuel indkøbsproces er ressourcemæssigt omkostningstung og kræver en meget stærk ledelsesmæssig håndhævelse af indkøbspolitikken for at fungere i praksis.

Finansfunktionen kan opnå en lang række effektiviseringsgevinster og yderligere besparelser ved at digitalisere indkøbsprocessen med EMPORIO, herunder især:

  • Frigørelse af ressourcer i indkøb: Så som FTE bundet til eksekvering af manuelle indkøb i indkøbsfunktionen eller decentralt i forretningen.
  • Frigørelse af ressourcer i finans: Så som FTE bundet til manuel fakturabehandling, hvilket der vil være meget af, når indkøbsprocessen ikke fungerer godt eller direkte er fejlbehæftet.
  • Reducering af procesomkostninger: Ved at undgå påløbne gebyrer og renter for overskredne betalinger, samt tab ved overfakturering, der kan skyldes fejl eller snyd.
  • Automatisering: Automatisk 3-punktmatch, og dermed automatisk fakturabetaling for forventeligt omkring 90% af fakturamassen, kan ske når indkøbsprocessen virker. Det vil sige, at der oprettes korrekte indkøbsordrer, pre-konterede med cost center og konto, at indkøb bliver godkendt før de effektueres, og at der foretages systemmæssig varemodtagelse.
  • Nem sporing: For de 5-10% af fakturaerne, der vil kræve manuel behandling, kan nødvendige oplysninger om indkøbet som fx bestiller (rekvirent), godkendere, juridisk enhed, leverandøren osv. hurtigt slås op i EMPORIO.
  • Bedre masterdata: Fordi der med EMPORIO kun købes ind ved godkendte og allerede oprettede leverandører. Løbende leverandøroprettelser i økonomisystemet er et symptom på ukontrolleret indkøb, og skyldes, at der kontinuerligt købes ind hos nye leverandører. Undgå endvidere gamle åbne indkøbsordre og anden “tilsanding” af masterdata.
  • Kendte økonomiske forpligtelser: Fordi EMPORIO sikrer, at virksomhedens økonomiske forpligtelser overfor leverandører altid kendes i økonomisystemet, idet alle indkøb er oprettet på indkøbsordre.
  • Transaktioner i foretrukken valuta: Fordi der i EMPORIO’s administrationsmodul kan vælges, hvilke valuta man tillader at der handles i med den enkelte forhånds-oprettede leverandør.

For CFO og finansfunktionen

Enhver CFO arbejder løbende med at optimere virksomhedens omkostningsbase, og er derfor altid på jagt efter besparelses- og effektiviseringsmuligheder. Dertil kommer, at compliance oftest også ligger under CFO'ens ressortområde. Da Procure-to-Pay processen favner både indkøb og finans, giver en digitalisering med EMPORIO flere fordele også for finansfunktionen. Læs herunder, hvordan et EMPORIO indkøbssystem kan bidrage til at nå målsætningerne på CFO'ens og finansfunktionens temaer.

Compliance

Der har efterhånden været en del sager, hvor virksomheder er kommet i klemme og mistet omdømme, omsætning eller markedsandele fordi vigtige regler, procedurer og politikker ikke er blevet efterlevet. Der har altså manglet compliance.

Da indkøb gennem forsyningskæden omfatter handel og transaktioner med eksterne globale parter, er forhold som korruption, bestikkelse, miljøhensyn, betalingsevne, og uacceptable arbejdsforhold mv. en daglig udfordring, der skal navigeres sikkert i.

Derfor bliver det meget vigtigt for virksomhedens ledelse, at organisationen kun foretager transaktioner med parter, der er vurderet og godkendt, samt at transaktionen foretages i et system, der eliminerer muligheden for non-compliance.

EMPORIO sikrer, at der kun foretages indkøb ved godkendte leverandører, samt at transaktionen foregår i et styret flow. Her er nogle compliance-eksempler, som EMPORIO hjælper virksomheden med at holde styr på:

  • CSR, QHSE og ESG: Efterlevelse af virksomhedens politikker og forpligtelser ift. miljø, sikkerhed, socialt ansvar osv., skal især ske ved at der kun anvendes leverandører, der allerede er vurderet og godkendt af kyndige personer i organisationen. EMPORIO giver kun adgang til at foretage indkøb hos godkendte og forhånds-oprettede leverandører. EMPORIO’s administration af indkøbsrettigheder giver endvidere mulighed for fuld styring, således at det fx kun er bestemte navngivne brugere, eller brugere i særlige dele af organisationen, der må foretage indkøb hos bestemte leverandører. En sådan styring kan medvirke til at sikre compliance ift. særligt følsomme transaktioner og leverandører.
  • Bæredygtighed: EMPORIO sikrer compliance med virksomhedens bæredygtighedsmål. Læs mere om, hvordan EMPORIO kan bidrage til compliance ift. bæredygtighedsmål under CEO og bestyrelsens temaer ovenfor.
  • Betalingsbetingelser: Kun når indkøb foretages ved brug af indkøbsordre bliver leverandøren formelt oplyst om virksomhedens betalingsbetingelser (og andre vigtige betingelser), som så derved kan håndhæves. Alle indkøb i EMPORIO foregår automatisk på indkøbsordre, og der foretages altid formel ordreafgivelse til leverandøren.
  • Anti-korruption: Det er vanskeligt at gennemføre bestikkelse i en digitalt styret transaktion. Med EMPORIO opnås derfor en bedre sikring af, at bestikkelse ikke kan foregå ude i de decentrale dele af organisationen, herunder særligt i lande, hvor bestikkelse kan være en del af normal forretningsadfærd.
  • Anti-svindel: Der har været sager i danske virksomheder, hvor en ansat har udnyttet indkøbsprocessen til økonomisk bedrageri. EMPORIO beskytter mod bedrageri ved at kræve godkendelse af indkøb og endvidere ved at give mulighed for etablering af ”segregation of duties”.

For CFO og finansfunktionen

Enhver CFO arbejder løbende med at optimere virksomhedens omkostningsbase, og er derfor altid på jagt efter besparelses- og effektiviseringsmuligheder. Dertil kommer, at compliance oftest også ligger under CFO'ens ressortområde. Da Procure-to-Pay processen favner både indkøb og finans, giver en digitalisering med EMPORIO flere fordele også for finansfunktionen. Læs herunder, hvordan et EMPORIO indkøbssystem kan bidrage til at nå målsætningerne på CFO'ens og finansfunktionens temaer.

Besparelser

Når 50% eller mere af virksomhedens omsætning kanaliseres videre ud i forsyningskæden via indkøb, vil indkøb være den mest kraftfulde løftestang til opnåelse af besparelser. I langt de fleste virksomheder vil blot et par procent besparelse på indkøbsvolumen kunne genere årlige besparelser svarende til 20% forbedring af bundlinjen eller mere.

Derfor har rigtig mange virksomheder gennem de sidste mange år arbejdet med strategisk indkøb som et prioriteret indsatsområde for at opnå de bedst mulige indkøbsaftaler for virksomheden, oftest i centraliseret kontekst.

Gode indkøbsaftaler tilbyder et potentiale for besparelser, men giver ikke i sig selv besparelser. Påviste besparelser baserer sig på projicerede beregninger, hvor den forhandlede procentuelle besparelse er multipliceret ind i et fremtidigt forventet indkøbsvolumen. Dette er kendt som “money on the paper”.

Det vanskelige punkt kommer, når aftalerne skal implementeres og anvendes i virksomhedens ofte decentraliserede daglige indkøb.

Dette skyldes, at mange virksomheder stadig den dag i dag udfordres af ukontrolleret indkøb og en dårligt understøttet indkøbsproces.

Ukontrolleret indkøb er ensbetydende med tab af store millionbeløb i besparelser hvert år. Læs mere om symptomer på ukontrolleret indkøb.

EMPORIO sikrer, at forhandlede aftaler bliver implementeret og anvendt af hele organisationen, og dermed, at besparelserne rent faktisk bliver realiseret på bundlinjen. Også kendt som “money in the pocket”.

Få en indikation af, hvad din virksomhed kan opnå i årlige besparelser og bundlinjeforbedringer ved at prøve vores Besparelsesberegner.

Effektivisering

Ukontrolleret indkøb eller bare en dårligt understøttet indkøbsproces er ikke blot den sikre vej til tab af store årlige millionbeløb i indkøbsbesparelser, men er ganske simpelt ineffektivt for forretningen.

En analog og manuel indkøbsproces er ressourcemæssigt omkostningstung og kræver en meget stærk ledelsesmæssig håndhævelse af indkøbspolitikken for at fungere i praksis.

Finansfunktionen kan opnå en lang række effektiviseringsgevinster og yderligere besparelser ved at digitalisere indkøbsprocessen med EMPORIO, herunder især:

  • Frigørelse af ressourcer i indkøb: Så som FTE bundet til eksekvering af manuelle indkøb i indkøbsfunktionen eller decentralt i forretningen.
  • Frigørelse af ressourcer i finans: Så som FTE bundet til manuel fakturabehandling, hvilket der vil være meget af, når indkøbsprocessen ikke fungerer godt eller direkte er fejlbehæftet.
  • Reducering af procesomkostninger: Ved at undgå påløbne gebyrer og renter for overskredne betalinger, samt tab ved overfakturering, der kan skyldes fejl eller snyd.
  • Automatisering: Automatisk 3-punktmatch, og dermed automatisk fakturabetaling for forventeligt omkring 90% af fakturamassen, kan ske når indkøbsprocessen virker. Det vil sige, at der oprettes korrekte indkøbsordrer, pre-konterede med cost center og konto, at indkøb bliver godkendt før de effektueres, og at der foretages systemmæssig varemodtagelse.
  • Nem sporing: For de 5-10% af fakturaerne, der vil kræve manuel behandling, kan nødvendige oplysninger om indkøbet som fx bestiller (rekvirent), godkendere, juridisk enhed, leverandøren osv. hurtigt slås op i EMPORIO.
  • Bedre masterdata: Fordi der med EMPORIO kun købes ind ved godkendte og allerede oprettede leverandører. Løbende leverandøroprettelser i økonomisystemet er et symptom på ukontrolleret indkøb, og skyldes, at der kontinuerligt købes ind hos nye leverandører. Undgå endvidere gamle åbne indkøbsordre og anden “tilsanding” af masterdata.
  • Kendte økonomiske forpligtelser: Fordi EMPORIO sikrer, at virksomhedens økonomiske forpligtelser overfor leverandører altid kendes i økonomisystemet, idet alle indkøb er oprettet på indkøbsordre.
  • Transaktioner i foretrukken valuta: Fordi der i EMPORIO’s administrationsmodul kan vælges, hvilke valuta man tillader at der handles i med den enkelte forhånds-oprettede leverandør.

Compliance

Der har efterhånden været en del sager, hvor virksomheder er kommet i klemme og mistet omdømme, omsætning eller markedsandele fordi vigtige regler, procedurer og politikker ikke er blevet efterlevet. Der har altså manglet compliance.

Da indkøb gennem forsyningskæden omfatter handel og transaktioner med eksterne globale parter, er forhold som korruption, bestikkelse, miljøhensyn, betalingsevne, og uacceptable arbejdsforhold mv. en daglig udfordring, der skal navigeres sikkert i.

Derfor bliver det meget vigtigt for virksomhedens ledelse, at organisationen kun foretager transaktioner med parter, der er vurderet og godkendt, samt at transaktionen foretages i et system, der eliminerer muligheden for non-compliance.

EMPORIO sikrer, at der kun foretages indkøb ved godkendte leverandører, samt at transaktionen foregår i et styret flow. Her er nogle compliance-eksempler, som EMPORIO hjælper virksomheden med at holde styr på:

  • CSR, QHSE og ESG: Efterlevelse af virksomhedens politikker og forpligtelser ift. miljø, sikkerhed, socialt ansvar osv., skal især ske ved at der kun anvendes leverandører, der allerede er vurderet og godkendt af kyndige personer i organisationen. EMPORIO giver kun adgang til at foretage indkøb hos godkendte og forhånds-oprettede leverandører. EMPORIO’s administration af indkøbsrettigheder giver endvidere mulighed for fuld styring, således at det fx kun er bestemte navngivne brugere, eller brugere i særlige dele af organisationen, der må foretage indkøb hos bestemte leverandører. En sådan styring kan medvirke til at sikre compliance ift. særligt følsomme transaktioner og leverandører.
  • Bæredygtighed: EMPORIO sikrer compliance med virksomhedens bæredygtighedsmål. Læs mere om, hvordan EMPORIO kan bidrage til compliance ift. bæredygtighedsmål under CEO og bestyrelsens temaer ovenfor.
  • Betalingsbetingelser: Kun når indkøb foretages ved brug af indkøbsordre bliver leverandøren formelt oplyst om virksomhedens betalingsbetingelser (og andre vigtige betingelser), som så derved kan håndhæves. Alle indkøb i EMPORIO foregår automatisk på indkøbsordre, og der foretages altid formel ordreafgivelse til leverandøren.
  • Anti-korruption: Det er vanskeligt at gennemføre bestikkelse i en digitalt styret transaktion. Med EMPORIO opnås derfor en bedre sikring af, at bestikkelse ikke kan foregå ude i de decentrale dele af organisationen, herunder særligt i lande, hvor bestikkelse kan være en del af normal forretningsadfærd.
  • Anti-svindel: Der har været sager i danske virksomheder, hvor en ansat har udnyttet indkøbsprocessen til økonomisk bedrageri. EMPORIO beskytter mod bedrageri ved at kræve godkendelse af indkøb og endvidere ved at give mulighed for etablering af ”segregation of duties”.

For CPO og indkøbsfunktionen

Indkøbsfunktionen forventes at understøtte og levere markante resultater på alle de temaer, der er beskrevet ovenfor. En væsentlig forudsætning for at kunne gøre det, er en implementeret indkøbspolitik, der fungerer i praksis. Her er det operationelle indkøb omdrejningspunktet, og det har altid været en kæmpe stor udfordring for CPO'en. Men sådan behøver det ikke at være. Læs herunder om, hvordan EMPORIO kan blive CPO'ens platform til at få styr på det operationelle indkøb én gang for alle!

Aftaleudnyttelse

En ny indkøbsaftale er indgået efter alle kunstens regler, og der er potentiale for store besparelser og andre fordele. Men hvordan bliver aftalen rent praktisk implementeret og derved “aktiveret”, så det sikres, at den bliver anvendt hver gang det er relevant?

Alt for mange virksomheder har ikke succes med at implementere og udnytte indkøbsaftaler i det daglige indkøb i en større organisation. Med EMPORIO sikrer du, at indkøbsaftaler operationaliseres effektivt, så der skabes en naturlig sammenkædning af strategisk og operationelt indkøb.

I EMPORIO skal indkøbsaftalen oprettes på leverandøren, så aftalens vigtige forhold omsættes til praktiske indstillinger, der bringes i anvendelse på en styret måde, hver gang der købes ind, herunder fx:

  • Lokationer, som leverandøren må levere til
  • Lande, som leverandøren må levere til
  • Hvem, som må købe ind på aftalen og/eller leverandøren (det kan være afdelinger, lokationer, og navngivne brugere)
  • Leveringsdage, som leverandøren foretager levering på (oplyses til brugeren under bestillingen, og kan give årsag til at vælge opdelte indkøbsordre)
  • Minimum ordrebeløb, som indkøbet skal omfatte for at undgå leveringsgebyr
  • Ekspresgebyr, såfremt der vælges ekspreslevering
  • Betalingsbetingelser
  • Andre betingelser
  • Valuta, som må anvendes jf. indkøbsaftalen

Med varekataloger opnås den helt detaljerede implementering af indkøbsaftalen, idet leverandøren løbende vedligeholder varer, priser, vareinformationer (fx bæredygtighedsdata) osv.

Vi har også kunder, der med fordel benytter en kombination af varekatalog og punchout ved samme leverandør. Herved haves fx et mindre udvalgt varesortiment på katalog (der indkøbes i stort volumen, evt. med særligt fordelagtige priser), suppleret med en punchout-mulighed til leverandørens fulde varesortiment, for det tilfælde at der i særlige situationer skal bruges andre varer. Punchout-muligheden giver forsat mulighed for at en særligt forhandlet rabat anvendes på leverandørens listepriser under en punchout.

Efter indkøbsaftalens implementering sikres desuden fortsat og løbende sammenkædning med strategisk indkøb, idet EMPORIO-brugerrollerne Category Manager og Supplier Manager fra strategisk indkøb vil kunne anvende EMPORIO til kontrol af vareopsætning indenfor egen kategori og/eller egen leverandør.

Indkøbspolitik

Vi opfatter indkøbsfunktionen som todelt, nemlig som opdelt i ”strategisk indkøb” og ”operationelt indkøb”.

Strategisk indkøb omfatter spendanalyse, kategorianalyse, kategoristyring, konkurrenceudsættelse, strategisk sourcing, forhandling, kontraktindgåelse, kontraktstyring, leverandørstyring osv. Det primære produkt fra dette arbejde er optimale leverandøraftaler og -relationer, der kan generere størst mulige besparelser til bedste kvalitet, betingelser, leveranceforhold osv.

Operationelt indkøb omfatter derimod selve det at foretage et indkøb. En transaktion af varer eller services med en leverandør.

Det kan fx være et produktionsindkøb, et projektindkøb eller et indirekte indkøb. Og det er her, det skal sikres, at de gode leverandøraftaler anvendes, for at de forhandlede besparelserne realiseres.

Mens strategisk indkøb udføres af en mindre gruppe ansatte, der er højt specialiseret indenfor emnet, så udføres operationelt indkøb principielt set af hele organisationen og ofte decentralt ude i yderste led. Alle ansatte kan nemlig have et indkøbsbehov.

Derfor har det operationelle indkøb altid været en kæmpe stor udfordring for CPO’en: Aftalerne kendes ikke bredt i organisationen og bliver derfor ikke anvendt. Der købes ind hos de forkerte leverandører, indkøbsprocessen følges ikke, og der sker mange forskellige fodfejl i indkøbet. Med andre ord: Indkøbspolitikken efterleves ikke.

Det ærgerlige resultat er, at CPO’en har vanskeligt ved at realisere potentielle indkøbsbesparelser på bundlinjen samt at høste alle de andre fordele og gevinster som CPO’en forventes at levere fra indkøbsfunktionen.

EMPORIO gør indkøbspolitikken levende
Lad EMPORIO samle trådene og blive:

  • Indkøbsfunktionens adgang til hele organisationen gennem effektive implementeringsværktøjer ift. leverandører, indkøbsaftaler, indkøbsregler osv.
  • Organisationens adgang til indkøb gennem varekataloger, punchout, tekstordre og aftræk fra interne lagre

Brugervenligheden sikrer, at indkøbssystemet bruges, og dermed at det er nemt for organisationen at efterleve indkøbspolitikken.

Derfor anbefaler vi også, at implementere varekataloger for alle de højfrekvente indkøb. Hos de fleste af vores kunder er det leverandørerne, der vedligeholder og uploader fuldt opdaterede varekataloger.

Spend visibility

Startes der forfra med manuel indsamling og kategorisering af spend data, hver gang der skal laves en spendanalyse?

Sådan behøver det ikke at være. Få kategoristrukturen implementeret helt ned i økonomisystemets transaktionsdata.

Med EMPORIO får du automastisk kategoriseret spend på ordrelinjeniveau på indkøbstidspunktet for alle indkøb via varekataloger og punchout.

Via integrationen til økonomisystemet sørger EMPORIO for, at alle varelinjer på økonomisystemets indkøbsordrer er kategoriseret.

Kategoriserede spend data kan derfor når som helst udtrækkes af økonomisystemet via indkøbsordreopslag fx på varemodtagne ordrelinjer.

Det er reelt set muligt at opnå, at alt spend data kategoriseres allerede på indkøbstidspunktet og at alt spend data derfor allerede er kategoriseret når det skal bruges af strategisk indkøbsanalyse:

  • Kategorisering via varekatalog: I varekatalogerne vil hver vare være mapped til en indkøbskategori. EMPORIO bruger dette til automatisk at påføre både indkøbskategori og konto fra kontoplanen (GL Account) på hver ordrelinje på indkøbsordren. Dette er en stor fordel for strategisk indkøb ift. spend kategorisering, og det er en stor fordel for finans ift. bogføring.
  • Kategorisering via punchout: Selv ved indkøb via punchout-funktionen kan vi sikre automatisk kategorisering af spend data. I de fleste tilfælde kan vi trække varens UNSPSC-kode med tilbage gennem punchout-forbindelsen, og derefter, via en mapping, allokere den rigtige indkøbskategori.
  • Kategorisering via tekstordre: På indkøb via tekstordre kan brugeren påføre indkøbskategorien manuelt når tekstordren oprettes.
  • Kategorisering via aftræk fra internt lager: Aftræk af varer fra interne lagre vil ligeledes være kategoriseret i EMPORIO.

 

Endelig kan vi skabe en mulighed, hvor udvalgte personer kan gå ind på EMPORIO, få et overblik over ikke-kategoriserede ordrelinjer, og kategorisere dem manuelt.

For CPO og indkøbsfunktionen

Indkøbsfunktionen forventes at understøtte og levere markante resultater på alle de temaer, der er beskrevet ovenfor. En væsentlig forudsætning for at kunne gøre det, er en implementeret indkøbspolitik, der fungerer i praksis. Her er det operationelle indkøb omdrejningspunktet, og det har altid været en kæmpe stor udfordring for CPO'en. Men sådan behøver det ikke at være. Læs herunder om, hvordan EMPORIO kan blive CPO'ens platform til at få styr på det operationelle indkøb én gang for alle!

Indkøbspolitik

Vi opfatter indkøbsfunktionen som todelt, nemlig som opdelt i ”strategisk indkøb” og ”operationelt indkøb”.

Strategisk indkøb omfatter spendanalyse, kategorianalyse, kategoristyring, konkurrenceudsættelse, strategisk sourcing, forhandling, kontraktindgåelse, kontraktstyring, leverandørstyring osv. Det primære produkt fra dette arbejde er optimale leverandøraftaler og -relationer, der kan generere størst mulige besparelser til bedste kvalitet, betingelser, leveranceforhold osv.

Operationelt indkøb omfatter derimod selve det at foretage et indkøb. En transaktion af varer eller services med en leverandør.

Det kan fx være et produktionsindkøb, et projektindkøb eller et indirekte indkøb. Og det er her, det skal sikres, at de gode leverandøraftaler anvendes, for at de forhandlede besparelserne realiseres.

Mens strategisk indkøb udføres af en mindre gruppe ansatte, der er højt specialiseret indenfor emnet, så udføres operationelt indkøb principielt set af hele organisationen og ofte decentralt ude i yderste led. Alle ansatte kan nemlig have et indkøbsbehov.

Derfor har det operationelle indkøb altid været en kæmpe stor udfordring for CPO’en: Aftalerne kendes ikke bredt i organisationen og bliver derfor ikke anvendt. Der købes ind hos de forkerte leverandører, indkøbsprocessen følges ikke, og der sker mange forskellige fodfejl i indkøbet. Med andre ord: Indkøbspolitikken efterleves ikke.

Det ærgerlige resultat er, at CPO’en har vanskeligt ved at realisere potentielle indkøbsbesparelser på bundlinjen samt at høste alle de andre fordele og gevinster som CPO’en forventes at levere fra indkøbsfunktionen.

EMPORIO gør indkøbspolitikken levende
Lad EMPORIO samle trådene og blive:

  • Indkøbsfunktionens adgang til hele organisationen gennem effektive implementeringsværktøjer ift. leverandører, indkøbsaftaler, indkøbsregler osv.
  • Organisationens adgang til indkøb gennem varekataloger, punchout, tekstordre og aftræk fra interne lagre

Brugervenligheden sikrer, at indkøbssystemet bruges, og dermed at det er nemt for organisationen at efterleve indkøbspolitikken.

Derfor anbefaler vi også, at implementere varekataloger for alle de højfrekvente indkøb. Hos de fleste af vores kunder er det leverandørerne, der vedligeholder og uploader fuldt opdaterede varekataloger.

Aftaleudnyttelse

En ny indkøbsaftale er indgået efter alle kunstens regler, og der er potentiale for store besparelser og andre fordele. Men hvordan bliver aftalen rent praktisk implementeret og derved “aktiveret”, så det sikres, at den bliver anvendt hver gang det er relevant?

Alt for mange virksomheder har ikke succes med at implementere og udnytte indkøbsaftaler i det daglige indkøb i en større organisation. Med EMPORIO sikrer du, at indkøbsaftaler operationaliseres effektivt, så der skabes en naturlig sammenkædning af strategisk og operationelt indkøb.

I EMPORIO skal indkøbsaftalen oprettes på leverandøren, så aftalens vigtige forhold omsættes til praktiske indstillinger, der bringes i anvendelse på en styret måde, hver gang der købes ind, herunder fx:

  • Lokationer, som leverandøren må levere til
  • Lande, som leverandøren må levere til
  • Hvem, som må købe ind på aftalen og/eller leverandøren (det kan være afdelinger, lokationer, og navngivne brugere)
  • Leveringsdage, som leverandøren foretager levering på (oplyses til brugeren under bestillingen, og kan give årsag til at vælge opdelte indkøbsordre)
  • Minimum ordrebeløb, som indkøbet skal omfatte for at undgå leveringsgebyr
  • Ekspresgebyr, såfremt der vælges ekspreslevering
  • Betalingsbetingelser
  • Andre betingelser
  • Valuta, som må anvendes jf. indkøbsaftalen

Med varekataloger opnås den helt detaljerede implementering af indkøbsaftalen, idet leverandøren løbende vedligeholder varer, priser, vareinformationer (fx bæredygtighedsdata) osv.

Vi har også kunder, der med fordel benytter en kombination af varekatalog og punchout ved samme leverandør. Herved haves fx et mindre udvalgt varesortiment på katalog (der indkøbes i stort volumen, evt. med særligt fordelagtige priser), suppleret med en punchout-mulighed til leverandørens fulde varesortiment, for det tilfælde at der i særlige situationer skal bruges andre varer. Punchout-muligheden giver forsat mulighed for at en særligt forhandlet rabat anvendes på leverandørens listepriser under en punchout.

Efter indkøbsaftalens implementering sikres desuden fortsat og løbende sammenkædning med strategisk indkøb, idet EMPORIO-brugerrollerne Category Manager og Supplier Manager fra strategisk indkøb vil kunne anvende EMPORIO til kontrol af vareopsætning indenfor egen kategori og/eller egen leverandør.

Spend visibility

Startes der forfra med manuel indsamling og kategorisering af spend data, hver gang der skal laves en spendanalyse?

Sådan behøver det ikke at være. Få kategoristrukturen implementeret helt ned i økonomisystemets transaktionsdata.

Med EMPORIO får du automastisk kategoriseret spend på ordrelinjeniveau på indkøbstidspunktet for alle indkøb via varekataloger og punchout.

Via integrationen til økonomisystemet sørger EMPORIO for, at alle varelinjer på økonomisystemets indkøbsordrer er kategoriseret.

Kategoriserede spend data kan derfor når som helst udtrækkes af økonomisystemet via indkøbsordreopslag fx på varemodtagne ordrelinjer.

Det er reelt set muligt at opnå, at alt spend data kategoriseres allerede på indkøbstidspunktet og at alt spend data derfor allerede er kategoriseret når det skal bruges af strategisk indkøbsanalyse:

  • Kategorisering via varekatalog: I varekatalogerne vil hver vare være mapped til en indkøbskategori. EMPORIO bruger dette til automatisk at påføre både indkøbskategori og konto fra kontoplanen (GL Account) på hver ordrelinje på indkøbsordren. Dette er en stor fordel for strategisk indkøb ift. spend kategorisering, og det er en stor fordel for finans ift. bogføring.
  • Kategorisering via punchout: Selv ved indkøb via punchout-funktionen kan vi sikre automatisk kategorisering af spend data. I de fleste tilfælde kan vi trække varens UNSPSC-kode med tilbage gennem punchout-forbindelsen, og derefter, via en mapping, allokere den rigtige indkøbskategori.
  • Kategorisering via tekstordre: På indkøb via tekstordre kan brugeren påføre indkøbskategorien manuelt når tekstordren oprettes.
  • Kategorisering via aftræk fra internt lager: Aftræk af varer fra interne lagre vil ligeledes være kategoriseret i EMPORIO.

 

Endelig kan vi skabe en mulighed, hvor udvalgte personer kan gå ind på EMPORIO, få et overblik over ikke-kategoriserede ordrelinjer, og kategorisere dem manuelt.